1. Datos del responsable del tratamiento.
Razón Social: PRISMA DIRECT SAS
Domicilio: Calle 79 16 A - 20 OF 309 Bogotá
Correo electrónico: gerentegeneral@prismadirect.net
Teléfono: 6019176088
Cargo del Responsable: Analista Administrativo – Responsable SG-SST
Correo Electrónico: recepcion@prismadirect.net
Teléfono: 6019176088

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando ésta no se haya informado mediante el aviso de privacidad. PRISMA DIRECT SAS da tratamiento a información de las diferentes partes interesadas para los siguientes propósitos:

Clientes:
- Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de retención de impuestos, seguimiento en calidad de clientes.
- Establecer acuerdos comerciales claros y definir responsabilidades en el marco de su cumplimiento y efectuar el seguimiento respectivo.
- Verificar la legalidad de los clientes ante las cámaras de comercio respectivas, las centrales de riesgo, listados y reportes de la OFAC; cancelando cualquier tipo de negociación con personas o empresas que incumplan la Ley.
- Hacer seguimiento de la satisfacción de los clientes y tramitar sus quejas, peticiones o recomendaciones.

Proveedores:
- Dar cumplimiento a las disposiciones legales en materia de retención de impuestos, seguimiento en calidad de clientes.
- Establecer acuerdos comerciales claros y definir responsabilidades en el marco de su cumplimiento y efectuar el seguimiento respectivo.
- Verifica la legalidad de los proveedores ante las cámaras de comercio municipales, las centrales de riesgo y listados de reportes de la OFAC; cancelando cualquier tipo de negociación con empresas que incumplan la Ley.
- Evaluar la calidad de los proveedores y generar acciones de mejora.

Empleados:
- Soportar documentalmente las relaciones laborales vigentes en la organización, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia laboral.
- Hacer seguimiento a la salud y seguridad social del empleado.
- Hacer seguimiento a la educación, formación, desarrollo de habilidades y experiencia del empleado, para apoyar su crecimiento profesional de manera continua.
- Resguardar información concerniente a la seguridad social del empleado para suministrar los soportes respectivos a este, a las entidades de control o las empresas prestadoras de estos servicios en caso de ser requerido, conforme a las disposiciones legales vigentes.
- Documentar las condiciones sociales del empleado para identificar riesgos concernientes a la seguridad de los procesos de la empresa.

Exempleados:
- Soportar documentalmente las relaciones laborales que PRISMA DIRECT SAS ha actuado como empleador y proporcionar la información requerida por los entes de control o por los exempleados, conforme a las disposiciones legales vigentes.
- Resguardar información concerniente a la seguridad social de los exempleados para suministrar los soportes respectivos a estos, a las entidades de control o las empresas prestadoras de estos servicios en caso de ser requerido, conforme a las disposiciones legales vigentes.

3. Derechos que le asisten como titular.

PRISMA DIRECT SAS No maneja base de Registros de Datos, únicamente en caso en que sean obligatorias. En este caso, la única que se maneja es la del personal y proveedores. Los titulares de la información personal tendrán los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos ante PRISMA DIRECT SAS. Como responsable tratamiento.
b. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
c. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

4. Cargos responsables de la atención de peticiones, consultas y reclamos de los titulares, para la garantía de los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos y revocar la autorización.
Los titulares de la información o terceros con autorización escrita y autenticada del titular podrán conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos y revocar la autorización de tratamiento de la información personal. Para cualquiera de estas actividades, el titular deberá solicitar su petición. Las autoridades en la organización para dar trámite a las solicitudes de los titulares según su tipo, son las siguientes:
Titulares: Coordinador operaciones
Empleados: Analista Administrativo
Exempleados: Analista Administrativo

5. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

La presente política rige a partir del 09 de julio de 2015. La información de las bases de datos administradas por la organización son las siguientes:
Clientes: se eliminaran los datos tras 20 años de inactividad o a solicitud del cliente.
Proveedores: se eliminaran los datos tras 20 años de inactividad.
Empleados: El tiempo que perdure su contrato de trabajo una vez retirado el empleado se debe conservar 20 años más.
Exempleados: Una vez retirado el empleado se debe conservar 20 años más.
Autorizaciones y consentimiento: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PRISMA DIRECT SAS., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
Medio y manifestaciones para otorgar la autorización: La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El cumplimiento a la ley 1581 de 2012, de Habeas Data, la compañía Prisma Direct SAS BPO solicita a los funcionarios y visitantes su autorización para conformar una base de datos personales, con los siguientes datos: nombre, cedula, celular, Rh, Eps y Arl, estos con el fin de identificar plenamente a quienes ingresen a nuestras instalaciones.
Prueba de la autorización: PRISMA DIRECT SAS Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa.
Aviso de privacidad: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.: El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información: a) La identidad y datos de contacto del Responsable del Tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales: PRISMA DIRECT SAS, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Garantías del Derecho de Acceso: PRISMA DIRECT SAS, No ofrece derecho a acceso de ninguna clase de bases. La anterior información solo será divulgada a las autoridades policiales o médicas en caso de siniestro y en ningún caso será usada o compartida con otro propósito.
Rectificación y actualización de datos: PRISMA DIRECT SAS, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta. Al respecto se tendrá en cuenta los siguientes: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar. PRISMA DIRECT SAS, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
Supresión de datos: El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la organización. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, PRISMA DIRECT SAS, deberá establecer mecanismos sencillos, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó (Email relacionados en el punto 1 y líneaetica@prismadirect.net, carta y/o llamada a la línea relacionada en el punto 1).
Seguridad de la información y medidas de seguridad: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, se adoptaran las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.